Le Réglement Intérieur en dix points : Procédure d'élaboration / Formalités de dépôt et date d'entrée en vigueur du règlement intérieur / Clauses relatives à la santé et à la sécurité / Clauses relatives à la discipline / Clauses relatives à l'usage des outils informatiques / Clauses relatives à l'utilisation d'Internet / Clauses à bannir du règlement intérieur / Contrôle de l'inspecteur du travail / Contrôle du juge / Se doter d'une charte d'éthique
Élaborer un règlement intérieur est une obligation pour tous les employeurs occupant au moins 20 salariés. En dessous de ce seuil, le règlement est facultatif. Les dispositions d'un règlement, adopté dans les formes, s'imposent aux salariés et à l'employeur.
Le règlement intérieur est un acte unilatéral qui relève du pouvoir de direction de l'employeur.
Fortement encadré, il ne peut pas contredire les dispositions légales et conventionnelles applicables dans l'entreprise.
1. Procédure d'élaboration
Une fois rédigé par l'employeur, le règlement intérieur est soumis à l'avis des représentants du personnel puis communiqué à l'inspecteur du travail avant dépôt et affichage. Toutes ces formalités sont obligatoires.
L'employeur peut établir de nouvelles règles applicables dans l'entreprise par des documents portant prescriptions générales et permanentes en matière de discipline ou d'hygiène et de sécurité. Ces documents assimilés au règlement intérieur.
2. Formalités de dépôt et date d'entrée en vigueur du règlement intérieur
Simultanément à la transmission à l'inspection du travail du règlement intérieur, l'employeur doit procéder à deux autres formalités pour assurer son entrée en vigueur :
• le dépôt du texte au Conseil de Prud'hommes,
• son affichage dans l'entreprise.
3. Clauses relatives à la santé et à la sécurité
L'employeur doit fixer dans le règlement intérieur les mesures d'application en matière de santé et de sécurité. Le document doit aussi rappeler les dispositions légales et réglementaires en matière de harcèlements moral et sexuel.
Le règlement intérieur doit rappeler toutes les dispositions du code du travail qui sont relatives aux harcèlements moral et sexuel.
4. Clauses relatives à la discipline
Le règlement intérieur fixe les règles générales et permanentes relatives à la discipline et notamment la nature et l'échelle des sanctions que peut prendre l'employeur.
Seules les sanctions prévues par le règlement intérieur peuvent être prononcées à l'encontre d'un salarié.
5. Clauses relatives à l'usage des outils informatiques
Le règlement intérieur peut réglementer l'utilisation des outils informatiques mis à disposition des salariés et prévoir des contrôles pour assurer le respect de ces règles.
Élaborer une charte informatique en tant que telle n'est pas une obligation. Les règles relatives à l'usage des divers outils informatiques peuvent figurer, "plus classiquement", dans le règlement intérieur.
Dès lors que la charte prévoit des règles assorties de sanctions, elle doit être établie en suivant la procédure applicable au règlement intérieur.
6. Clauses relatives à l'utilisation d'Internet
L'employeur ne peut pas interdire totalement l'utilisation d'Internet à des fins privées. Il peut en revanche encadrer cette tolérance et, sous réserve de certaines formalités, contrôler le respect de ces restrictions par les salariés.
Il est recommandé à l'employeur de tolérer un usage "raisonnable" du téléphone par ses salariés. Le règlement intérieur peut préciser et encadrer cette tolérance. Par des contrôles, l'employeur peut s'assurer de l'usage non abusif du téléphone et, le cas échéant, sanctionner les salariés contrevenants.
7. Clauses à bannir du règlement intérieur
Les clauses traitant d'autres matières que celles visées par le code du travail n'ont pas leur place dans un règlement intérieur, tout comme celles contraires aux lois, aux règlements ou à un accord collectif.
Un règlement intérieur ne peut pas non plus contenir de clause contraire aux droits des personnes et aux libertés ou de clause discriminatoire, sous peine de sanctions civiles et pénales.
La liberté religieuse des salariés ne peut être restreinte que lorsque cela se justifie.
8. Contrôle de l'inspecteur du travail
L'employeur doit communiquer à l'administration le règlement intérieur lors de sa mise en place, mais aussi ultérieurement, à chaque modification.
L'inspecteur du travail peut demander la modification ou le retrait de clauses qui seraient illégales.
L'inspecteur du travail est appelé à examiner le règlement intérieur lors de son élaboration, puis à l'occasion de chaque modification. Cependant, il peut à tout moment demander le retrait ou la modification d'une clause qui ne serait pas conforme.
9. Contrôle du juge
Deux juridictions sont susceptibles d'examiner le règlement intérieur : le Tribunal de Grande Instance et le Conseil de Prud'hommes.
• Le TGI a le pouvoir de valider ou d'annuler une disposition du règlement intérieur.
• Les Prud'hommes ne peuvent, en revanche, qu'écarter l'application d'une disposition qu'ils jugeraient illicite.
10. Se doter d'une charte d'éthique
L'employeur peut élaborer une charte d'éthique pour fixer des règles relatives, notamment, à la liberté d'expression et à l'obligation de loyauté des salariés sur Internet, en particulier sur les réseaux sociaux. Ces règles sont parfois soumises au régime juridique du règlement intérieur.
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Gérard VERGER, analyste juridique FEC FO
